Achat public et paiement par mandat administratif : mobilier urbain pour mairies et collectivités

Acheter pour une mairie, une communauté de communes ou un service technique ne ressemble pas à un achat de particulier. Le produit compte, mais la procédure compte tout autant. Existe-t-il un devis écrit qui tienne dans le dossier ? La commande peut-elle être réglée sur facture, puisque aucun comptable public ne paie un banc par carte bancaire ? La facture arrivera-t-elle sur la bonne plateforme, au bon format ? Cette page répond à ces questions. Elle accompagne notre gamme de mobilier urbain et s’adresse à toute personne qui achète pour le compte d’une collectivité.

Barockgrosshandel est le site de vente en gros de la société Demotex GmbH, établie à Essen en Allemagne. Nous livrons des bancs, des fontaines, des lanternes, des bacs à fleurs, des sculptures et des pavillons dans toute l’Europe. La France représente une part importante de notre activité, et nous connaissons donc le circuit que suit un achat public français : la commande par bon de commande, le dépôt de la facture sur Chorus Pro et le paiement par mandat administratif.

En résumé : vous commandez avec un bon de commande de votre collectivité, nous livrons, et le règlement intervient après réception de la facture. Aucun paiement d’avance n’est demandé aux acheteurs publics.

Le paiement par mandat administratif, étape par étape

Le mandat administratif est le mode de règlement des acheteurs publics français. Beaucoup de fournisseurs étrangers ne le connaissent pas et ne l’acceptent donc pas. Nous l’acceptons. Le circuit est le suivant :

• 1. Le devis. Vous nous transmettez votre besoin, nous établissons un devis écrit avec les prix unitaires, le montant hors taxes, la TVA, le transport et le délai de livraison.
• 2. Le bon de commande. La mairie, la communauté de communes, le département, l’hôpital, le collège ou l’EHPAD émet un bon de commande signé par la personne habilitée à engager la dépense.
• 3. La livraison. Nous livrons à l’adresse indiquée, sur rendez-vous avec vos services techniques.
• 4. Le dépôt de la facture. La facture n’est pas envoyée par courrier, elle est déposée par voie électronique sur la plateforme Chorus Pro.
• 5. Le mandatement. L’ordonnateur vérifie la facture, en arrête le montant et émet le mandat de paiement.
• 6. Le règlement. Le comptable public contrôle la régularité de la dépense et procède au virement.

Pour votre service, cela signifie : pas de carte bancaire, pas de paiement d’avance, pas de dérogation à demander. La dépense suit exactement le chemin que votre comptabilité emprunte déjà. Le délai global de paiement applicable aux collectivités territoriales est en règle générale de 30 jours.

Les informations dont nous avons besoin pour déposer la facture

Pour qu’une facture soit correctement rattachée sur Chorus Pro, trois éléments sont indispensables et doivent figurer dès la commande :

• le numéro de SIRET de votre entité
• le code service destinataire, lorsque votre collectivité en utilise un
• le numéro du bon de commande ou de l’engagement juridique

Ces mentions ne peuvent pas être ajoutées après coup sans annuler la facture et en émettre une nouvelle, ce qui repousse d’autant votre paiement. Un conseil pratique : indiquez-les dès votre première demande de devis, même si la commande n’est pas encore décidée. Cela nous évite un aller-retour et vous fait gagner une semaine.

Pour la création de notre fiche fournisseur dans votre logiciel de gestion, voici nos coordonnées : Demotex GmbH, Hammer Str. 64, 45239 Essen, Allemagne. Registre du commerce Amtsgericht Essen HRB 24428, numéro de TVA intracommunautaire DE279640593. Un relevé d’identité bancaire et un extrait du registre du commerce sont fournis sur demande.

La TVA sur une commande passée à un fournisseur allemand

Nous expédions depuis l’Allemagne. Selon que votre collectivité utilise ou non un numéro de TVA intracommunautaire valide, la facture sera établie avec la TVA du pays de destination ou hors taxes en tant que livraison intracommunautaire. Beaucoup de collectivités disposent d’un numéro mais ne l’utilisent pas pour les achats relevant de leur activité administrative. Les deux cas sont possibles et ne posent aucune difficulté de notre côté. Il faut simplement que la situation soit tranchée avant l’émission de la facture : une correction ultérieure impose un avoir et une nouvelle facture, donc un nouveau circuit de mandatement. En cas de doute, posez la question à votre service financier et transmettez-nous la réponse avec le bon de commande.

Qui achète chez nous

Nos interlocuteurs ne se trouvent jamais deux fois dans le même service. Dans une commune, ce sont les services techniques qui achètent, dans la suivante le service espaces verts, la direction de la voirie ou le service des marchés publics. Nous travaillons avec les deux circuits et livrons régulièrement :

• mairies, communes et communes déléguées
• communautés de communes, communautés d’agglomération et métropoles
• services techniques, centres techniques municipaux et services espaces verts
• départements, régions et syndicats intercommunaux
• offices de tourisme, stations thermales et communes touristiques
• services des cimetières et paroisses
• bailleurs sociaux et sociétés d’économie mixte
• paysagistes, agences d’urbanisme et entreprises d’espaces verts intervenant pour une collectivité
• établissements scolaires, hôpitaux, EHPAD et universités

Le cas le plus fréquent n’est pas le marché public formalisé. C’est un besoin ponctuel et maîtrisé : un banc à remplacer sur un chemin de promenade, six bancs identiques pour une place réaménagée, une fontaine pour marquer un anniversaire communal, des bacs à fleurs pour structurer une rue piétonne. Notre organisation est pensée pour cela.

Devis et description technique pour votre dossier

Un prix seul ne suffit pas au dossier. Chaque devis est donc accompagné d’une description technique comprenant les éléments que votre contrôle attend : désignation, longueur, largeur et hauteur, hauteur d’assise, matériau et finition, poids, contenu de la livraison et délai. Si votre règlement intérieur vous impose de recueillir plusieurs devis au-delà d’un certain montant, le nôtre est présenté de manière à pouvoir être comparé aux autres.

Un point que nous préférons dire clairement : les seuils applicables aux achats sans publicité ni mise en concurrence relèvent de la réglementation en vigueur et du règlement intérieur de votre propre collectivité, et ils évoluent. Nous ne vous conseillons pas sur ce terrain, parce que ce n’est pas notre rôle et qu’une information erronée vous coûterait cher. Ce que nous fournissons, c’est la pièce dont vous avez besoin : un devis complet et vérifiable.

De la même manière, nous ne revendiquons aucune norme, aucun certificat et aucun essai que nous ne pourrions pas justifier. Si votre consultation exige une attestation précise, demandez-la nous explicitement. Nous vous dirons honnêtement si nous pouvons la produire.

Ce que vous pouvez commander

Notre gamme destinée à l’espace public couvre l’équipement réellement utilisé sur les places, dans les parcs, dans les rues piétonnes, dans les cimetières et dans les jardins thermaux. Tout est disponible en série, ce qui permet aussi bien le remplacement d’un banc isolé que l’équipement complet d’un site :

• Bancs et bancs de jardin art nouveau, droits, en demi-cercle ou circulaires autour d’un arbre
• Éclairage de jardin et d’allées et éclairage extérieur de style ancien, jusqu’aux mâts de grande hauteur
• Lanternes décoratives pour les aménagements de centre ancien
• Porte-vélos de style nostalgique pour mairie, gare et cour d’école
• Statues et figures ainsi que des figures en bronze pour parcs, ronds-points et sites de prestige
• Colonnes et piliers pour monuments, stèles et œuvres dans l’espace public
• Pavillons et kiosques pour parcs thermaux, kiosques à musique et places de fête
• Mobilier de jardin pour les abords des bâtiments publics, des écoles et des établissements de santé

Une vue d’ensemble de toute la gamme destinée à l’espace public, classée par lieu et par matériau, est disponible sous mobilier urbain pour collectivités.

Les fontaines, les bacs à fleurs de grand format, les vasques et les sculptures de jardin font également partie de notre gamme. Toutes ces catégories ne disposent pas encore d’une page en français sur notre site. Demandez-nous simplement le produit qui vous intéresse par message, nous vous transmettons les photos, les dimensions et le prix.

Livraison : rendez-vous, transporteur et point de dépose

Le mobilier urbain est une marchandise lourde. Les bancs en béton à lattes de bois, les ensembles de fontaine en pierre et les mâts d’éclairage voyagent par transporteur, pas en colis. Nous convenons d’un rendez-vous de livraison avec vos services techniques ou directement avec le chantier, afin qu’une personne soit présente et qu’un engin adapté au déchargement soit disponible.

Merci de prendre en compte ce que le prix couvre : la livraison s’effectue en bordure de trottoir. La marchandise est remise à l’accès ou au bord de la voirie à l’adresse indiquée. Le transport à l’intérieur du site, l’acheminement jusqu’au point d’implantation, les fondations, le scellement et le montage ne font pas partie de la livraison. Ce n’est pas une formalité : c’est le point sur lequel un achat public déraille le plus souvent, parce qu’une grue ou un engin était nécessaire et n’avait pas été prévu au budget.

Lors de la commande, indiquez-nous un contact avec un numéro de téléphone pour la prise de rendez-vous et, le cas échéant, les contraintes d’accès : bornes escamotables, zone piétonne avec créneau horaire, limitation de hauteur ou arrêté de stationnement à obtenir. Une seconde présentation coûte aussi cher que la première, et dans un budget communal elle est particulièrement pénible à justifier.

Séries, réassort et remplacement

Une commune achète rarement son mobilier une seule fois. Une place est réaménagée par tranches, un banc est dégradé, un nouvel emplacement apparaît. La disponibilité en série de notre gamme est donc l’avantage réel pour un acheteur public : vous pouvez recommander dans deux ans sans que l’ensemble devienne hétérogène. Si vous prévoyez plusieurs tranches, dites-le nous dès la première commande. Nous notons les références dans votre dossier et vous prévenons suffisamment tôt si un modèle est arrêté.

Pour les quantités importantes, demandez-nous un devis sur le volume global. Plusieurs articles identiques permettent souvent un meilleur tarif de transport, un chargement complet coûtant moins cher que cinq expéditions réparties sur l’année.

Nous contacter

Envoyez-nous votre besoin, même sans formalisme. Sont utiles : la référence ou la description du site, la quantité, l’adresse de livraison avec le code postal, la date souhaitée, et le fait de savoir si vous attendez un devis pour le dossier ou directement une confirmation de commande. Si le règlement par mandat administratif est déjà acquis, transmettez-nous en même temps le SIRET, le code service et le numéro du bon de commande.

Vous pouvez nous joindre par le formulaire de contact, par courriel à info@barockgrosshandel.de et par téléphone au 0049 201 36577485. Les demandes venant de France sont traitées en français.

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Questions fréquentes sur l’achat public et le mandat administratif

Acceptez-vous le paiement par mandat administratif ?
Oui. Les collectivités françaises commandent chez nous sur bon de commande, la facture est déposée sur Chorus Pro et le règlement intervient par mandat administratif. Aucun paiement d’avance n’est demandé aux acheteurs publics.

Vous êtes une société allemande. Pouvez-vous quand même déposer sur Chorus Pro ?
Oui. Le dépôt de facture sur Chorus Pro n’est pas réservé aux fournisseurs établis en France. Nous avons besoin du SIRET de votre entité, du code service destinataire et du numéro du bon de commande. Nos coordonnées d’entreprise et notre numéro de TVA intracommunautaire figurent plus haut pour la création de la fiche fournisseur.

Quel est le délai de paiement ?
Le délai global de paiement applicable aux collectivités territoriales est en règle générale de 30 jours à compter de la réception de la facture. Le circuit passe par la vérification de l’ordonnateur, l’émission du mandat et le contrôle du comptable public.

Obtenons-nous un devis écrit pour notre dossier ?
Oui, pour chaque demande. Le devis comprend les postes, les prix unitaires et le total hors taxes, la TVA, le transport, le délai et une description technique avec dimensions, matériau, finition et poids. Il est présenté pour pouvoir être comparé à d’autres offres.

Jusqu’à quel montant pouvons-nous commander sans mise en concurrence ?
Ce n’est pas à nous de le dire. Les seuils relèvent de la réglementation et du règlement intérieur de votre collectivité, et ils évoluent. Vérifiez ce point en interne. Nous fournissons de notre côté le devis vérifiable qui accompagne votre décision.

Pouvons-nous commander plusieurs bancs identiques et en recommander plus tard ?
Oui, c’est le cas courant. Notre gamme est une gamme de série et non des pièces uniques. Signalez-nous dès la première commande que d’autres tranches suivront. Nous conservons les références dans votre dossier et vous alertons si un modèle est arrêté.

Comment se déroule la livraison et qui décharge ?
La marchandise lourde voyage par transporteur, sur rendez-vous. La livraison s’effectue en bordure de trottoir, c’est-à-dire à l’accès ou au bord de la voirie à l’adresse indiquée. Un engin adapté et du personnel doivent être présents pour le déchargement. Le transport sur le site, les fondations, le scellement et le montage ne sont pas compris.

La facture sera-t-elle établie hors taxes ?
Cela dépend de l’utilisation d’un numéro de TVA intracommunautaire valide par votre entité et de sa transmission avant l’émission de la facture. Beaucoup de collectivités en possèdent un sans l’utiliser pour leurs achats administratifs. Clarifiez ce point avec votre service financier et indiquez-le nous avec le bon de commande, car une correction ultérieure impose un avoir et une nouvelle facture.

Livrez-vous des échantillons ou vous déplacez-vous sur site ?
Un échantillon d’un article isolé comme un banc ou un bac est envisageable après accord. Pour les ensembles importants comme les fontaines, ce n’est pas réalisable. Vous pouvez voir notre gamme dans notre showroom à Essen. Pour le choix, nous vous adressons également des photos de détail et les dimensions complètes.

Quel est le délai de livraison ?
Il dépend de l’article. Les produits en stock partent rapidement. Pour les séries importantes ou les finitions particulières, le délai est indiqué de manière ferme dans le devis. Si vous avez une date impérative, une inauguration, une fête communale ou la fin d’une tranche de travaux, mentionnez-la dans votre demande. Nous vous dirons avant la commande si elle peut être tenue.

Barockgrosshandel, fournisseur des collectivités

Barockgrosshandel est le site de vente en gros de la société Demotex GmbH, à Essen. Nous fournissons des revendeurs, des agenceurs, des hôtels, des cabinets d’architecture et des acheteurs publics dans toute l’Europe, avec une gamme qui va du banc isolé à l’équipement complet d’un parc thermal. Pour une commune, l’essentiel est que nous maîtrisions les deux volets : la marchandise et le circuit qu’elle emprunte. Une fontaine pour une place de village n’est pas un achat comme un autre, et une facture que le comptable public ne peut pas traiter n’aide personne.

Si vous achetez pour une collectivité, l’ensemble de la gamme est visible sur www.barockgrosshandel.de/fr. Adressez-nous votre besoin et vous recevrez un devis qui complète votre dossier.