Wareneingang prüfen: die zehn Minuten, die Reklamationen sparen
Jede Lieferung, die ungeprüft ins Lager wandert, birgt ein Risiko. Transportschäden, Fehlmengen oder Verwechslungen fallen oft erst auf, wenn die Ware beim Kunden steht oder verbaut werden soll. Dann wird aus einem einfachen Mangel ein Zeitproblem mit Nachlieferung, Kulanzfragen und gebundenem Kapital. Eine strukturierte Wareneingangsprüfung direkt bei Annahme vermeidet diese Eskalation und schafft Klarheit über den tatsächlichen Bestand.
Sichtprüfung noch beim Spediteur
Die Verpackung gibt erste Hinweise auf mögliche Schäden. Eingedrückte Kartonagen, gerissene Folien oder sichtbare Feuchtigkeit sollten Sie im Beisein des Fahrers dokumentieren. Fotografieren Sie beschädigte Stellen und notieren Sie Auffälligkeiten auf dem Lieferschein. Bei schweren Beschädigungen können Sie die Annahme verweigern oder einen Vermerk setzen. Diese Dokumentation ist später entscheidend, wenn Sie Schadensersatz geltend machen wollen.
Vollständigkeit gegen Lieferschein abgleichen
Zählen Sie Pakete und Paletten und vergleichen Sie die Anzahl mit den Angaben auf dem Lieferschein. Öffnen Sie Kartons stichprobenartig und prüfen Sie, ob die Artikelnummern mit Ihrer Bestellung übereinstimmen. Gerade bei gemischten Sendungen mit verschiedenen Modellen passieren Verwechslungen. Ein fehlender Karton oder eine falsche Position fällt jetzt auf, nicht erst bei der Kommissionierung.
Funktionsprüfung bei mechanischen Teilen
Bei Stühle sollten Sie Verbindungen, Schrauben und Gelenke kontrollieren. Wackelige Beine, lose Beschläge oder verzogene Rahmen sind Mängel, die Sie sofort reklamieren müssen. Testen Sie Klappmechanismen und Stapelfunktionen, falls vorhanden. Bei Polstermöbeln prüfen Sie Nähte, Bezüge und Füllungen auf Beschädigungen oder Verschmutzungen. Eine schnelle Funktionsprüfung zeigt, ob die Ware verkaufs- oder verbaufertig ist.
Oberflächen und Materialqualität bewerten
Kratzer, Dellen oder Farbabweichungen fallen bei Holz und Metall sofort ins Auge. Prüfen Sie Lackierungen gegen das Licht und tasten Sie Oberflächen ab. Bei Polsterstoffen achten Sie auf Farbgleichheit innerhalb einer Charge und auf saubere Kanten. Gerade bei Sessel mit aufwendigen Bezügen oder Ziernähten lohnt sich ein genauer Blick, bevor die Ware ins Lager geht.
Dokumentation für die Buchhaltung
Halten Sie das Prüfergebnis schriftlich fest. Notieren Sie Datum, Lieferscheinnummer, geprüfte Positionen und eventuelle Mängel. Diese Unterlage dient als Grundlage für die Rechnungsprüfung und für spätere Reklamationen. Legen Sie fest, wer im Betrieb für die Wareneingangsprüfung verantwortlich ist und wie Abweichungen kommuniziert werden. Ein klarer Ablauf verhindert, dass Mängel untergehen oder Fristen verstreichen.
Reklamationsfristen im Blick behalten
Offensichtliche Mängel müssen Sie unverzüglich, spätestens innerhalb weniger Tage melden. Verdeckte Mängel haben längere Fristen, setzen aber voraus, dass Sie die Ware überhaupt geprüft haben. Wer Paletten ungeöffnet einlagert, verliert Ansprüche. Zehn Minuten Prüfzeit bei jeder Lieferung sichern Ihre Gewährleistungsrechte und ersparen aufwendige Klärungen, wenn die Ware bereits weiterverkauft oder verbaut ist.
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