Contrôler la réception des marchandises : dix minutes qui évitent les réclamations
Chaque livraison qui entre en stock sans contrôle comporte un risque. Les dommages de transport, les manquants ou les erreurs ne sont souvent constatés que lorsque la marchandise se trouve chez le client ou doit être installée. Un simple défaut se transforme alors en problème de délai avec livraison complémentaire, questions de geste commercial et immobilisation de capital. Un contrôle structuré de la réception des marchandises directement lors de l'acceptation évite cette escalade et apporte une clarté sur le stock réel.
Contrôle visuel en présence du transporteur
L'emballage donne les premières indications sur d'éventuels dommages. Vous devez documenter les cartons enfoncés, les films déchirés ou l'humidité visible en présence du chauffeur. Photographiez les endroits endommagés et notez les anomalies sur le bon de livraison. En cas de dommages importants, vous pouvez refuser l'acceptation ou apposer une mention. Cette documentation est ensuite déterminante si vous souhaitez faire valoir des dommages et intérêts.
Vérifier l'intégralité par rapport au bon de livraison
Comptez les colis et les palettes et comparez le nombre avec les indications figurant sur le bon de livraison. Ouvrez des cartons par sondage et vérifiez si les références correspondent à votre commande. Particulièrement dans les envois mixtes comportant différents modèles, des erreurs se produisent. Un carton manquant ou une position erronée apparaît maintenant, et non lors de la préparation de commande.
Contrôle de fonctionnement pour les pièces mécaniques
Pour les Chaises, vous devez contrôler les assemblages, les vis et les articulations. Les pieds branlants, les ferrures desserrées ou les cadres déformés sont des défauts que vous devez réclamer immédiatement. Testez les mécanismes pliants et les fonctions d'empilage, le cas échéant. Pour les meubles rembourrés, vérifiez les coutures, les revêtements et les rembourrages pour détecter des dommages ou des salissures. Un contrôle rapide de fonctionnement montre si la marchandise est prête à la vente ou à l'installation.
Évaluer les surfaces et la qualité des matériaux
Les rayures, les bosses ou les différences de couleur sautent immédiatement aux yeux sur le bois et le métal. Vérifiez les laques à contre-jour et palpez les surfaces. Pour les tissus d'ameublement, veillez à l'uniformité des couleurs au sein d'un lot et à la propreté des bords. Particulièrement pour les Fauteuils avec des revêtements élaborés ou des coutures décoratives, un regard attentif vaut la peine avant que la marchandise n'entre en stock.
Documentation pour la comptabilité
Consignez le résultat du contrôle par écrit. Notez la date, le numéro du bon de livraison, les positions contrôlées et les éventuels défauts. Ce document sert de base pour la vérification de la facture et pour les réclamations ultérieures. Définissez qui dans l'entreprise est responsable du contrôle de la réception des marchandises et comment les écarts sont communiqués. Un processus clair évite que les défauts ne se perdent ou que les délais ne s'écoulent.
Respecter les délais de réclamation
Vous devez signaler les défauts apparents sans délai, au plus tard dans un délai de quelques jours. Les défauts cachés ont des délais plus longs, mais présupposent que vous ayez effectivement contrôlé la marchandise. Celui qui stocke des palettes sans les ouvrir perd ses droits. Dix minutes de contrôle à chaque livraison sécurisent vos droits de garantie et évitent des clarifications laborieuses lorsque la marchandise est déjà revendue ou installée.
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