Controllare la merce in entrata: i dieci minuti che evitano i reclami
Ogni consegna che viene immagazzinata senza controllo comporta un rischio. Danni da trasporto, quantità errate o scambi vengono spesso notati solo quando la merce è già presso il cliente o deve essere installata. A quel punto un semplice difetto diventa un problema di tempo con consegne successive, questioni di cortesia commerciale e capitale vincolato. Un controllo strutturato della merce in entrata direttamente al momento della ricezione evita questa escalation e fornisce chiarezza sull'effettivo stock disponibile.
Ispezione visiva ancora in presenza dello spedizioniere
L'imballaggio fornisce i primi indizi su possibili danni. Cartoni ammaccati, pellicole strappate o umidità visibile vanno documentati in presenza dell'autista. Fotografate i punti danneggiati e annotate le anomalie sulla bolla di consegna. In caso di danni gravi potete rifiutare la merce o apporre una riserva. Questa documentazione è successivamente decisiva quando volete far valere un risarcimento danni.
Verificare la completezza rispetto alla bolla di consegna
Contate i colli e i pallet e confrontate il numero con le indicazioni sulla bolla di consegna. Aprite i cartoni a campione e verificate che i codici articolo corrispondano al vostro ordine. Soprattutto nelle spedizioni miste con modelli diversi si verificano scambi. Un cartone mancante o una posizione errata viene notato ora, non solo durante il picking.
Controllo funzionale per le parti meccaniche
Per le Sedie dovete controllare collegamenti, viti e giunti. Gambe traballanti, ferramenta allentata o telai deformati sono difetti che dovete reclamare immediatamente. Testate i meccanismi pieghevoli e le funzioni di impilamento, se presenti. Per i mobili imbottiti controllate cuciture, rivestimenti e imbottiture per danni o sporcizia. Un rapido controllo funzionale mostra se la merce è pronta per la vendita o l'installazione.
Valutare superfici e qualità dei materiali
Graffi, ammaccature o differenze di colore su legno e metallo saltano subito all'occhio. Controllate le verniciature controluce e passate la mano sulle superfici. Per i tessuti d'arredo fate attenzione all'uniformità del colore all'interno di un lotto e ai bordi puliti. Soprattutto per le Poltrone con rivestimenti elaborati o cuciture decorative vale la pena dare un'occhiata attenta prima che la merce vada in magazzino.
Documentazione per la contabilità
Registrate il risultato del controllo per iscritto. Annotate data, numero della bolla di consegna, posizioni controllate ed eventuali difetti. Questo documento serve come base per la verifica della fattura e per eventuali reclami successivi. Stabilite chi in azienda è responsabile del controllo della merce in entrata e come vengono comunicate le discrepanze. Una procedura chiara evita che i difetti vadano persi o che scadano i termini.
Tenere d'occhio i termini di reclamo
I difetti evidenti devono essere segnalati immediatamente, al massimo entro pochi giorni. I difetti occulti hanno termini più lunghi, ma presuppongono che abbiate effettivamente controllato la merce. Chi immagazzina i pallet senza aprirli perde i diritti. Dieci minuti di controllo per ogni consegna garantiscono i vostri diritti di garanzia ed evitano chiarimenti laboriosi quando la merce è già stata rivenduta o installata.
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