Dalla richiesta alla consegna: come si svolge un ordine di grande entità
Chi arreda un hotel, rinnova le sedute di un locale di ristorazione o allestisce più spazi commerciali non ragiona in termini di singoli pezzi, ma di concetti d'arredo complessivi. Tra la prima richiesta e l'arrivo della merce si susseguono diverse fasi che presso i grossisti professionali sono ormai consolidate. Questo processo fa risparmiare tempo, evita malintesi e garantisce che alla fine i mobili giusti, nella quantità giusta, si trovino nel posto giusto. Chi conosce il processo può coordinare la propria pianificazione di conseguenza.
Richiesta con indicazioni concrete
Il primo contatto avviene solitamente via e-mail o telefono. In questa fase è opportuno indicare già le dimensioni degli ambienti, le quantità desiderate e la data di consegna prevista. Se inviate campioni o fotografie dell'arredamento esistente, sarà più facile coordinare lo stile. Per progetti di maggiore entità si consiglia una planimetria con le superfici di collocazione segnate. Quanto più precise sono le vostre indicazioni, tanto più rapidamente riceverete un'offerta affidabile.
Offerta e campionatura
Sulla base della vostra richiesta, il grossista elabora un'offerta scritta con codici articolo, misure, finiture e quantità. In questa fase potete richiedere campioni: campioni di tessuto, cartelle colore oppure piccoli pezzi espositivi da visionare. In questo modo verificate la consistenza al tatto e l'effetto cromatico nelle vostre condizioni di illuminazione, prima di ordinare. Eventuali modifiche possono ancora essere integrate senza complicazioni.
Conferma d'ordine e tempi di produzione
Dopo la vostra approvazione ricevete una conferma d'ordine scritta con tutti i dettagli. Molti mobili vengono prodotti solo dopo l'ordine oppure vengono approvvigionati dal paese di produzione. Questi tempi di produzione ammontano, a seconda dell'articolo e del carico di lavoro, a diverse settimane. Prevedete questo tempo nel vostro progetto complessivo. Nella scelta di Sedie con rivestimenti personalizzati o misure speciali, i tempi di produzione si allungano di conseguenza.
Logistica e consegna
Non appena la merce è pronta per la spedizione, il grossista concorda con voi la data di consegna. Per quantità maggiori la consegna avviene tramite spedizioniere su pallet o con furgone per mobili. Chiarite in anticipo se è possibile lo scarico con transpallet oppure se sono necessari facchini. Verificate la merce al momento del ricevimento per eventuali danni visibili da trasporto e documentateli sul documento di trasporto. Per Tavoli da Pranzo di dimensioni maggiori è opportuno conoscere in anticipo la larghezza delle porte e le misure degli ascensori.
Reclamo e riordino
Qualora dovessero verificarsi difetti nonostante un controllo accurato, documentateli con fotografie e codici articolo. I grossisti seri gestiscono i reclami in modo rapido e semplice. Anche i riordini per ampliamenti o sostituzioni possono essere associati al numero d'ordine originale. In questo modo la tonalità cromatica rimane coerente, anche se tra due consegne trascorrono mesi.
Documentazione per progetti futuri
Conservate in modo sistematico conferme d'ordine, documenti di trasporto e codici articolo. Per progetti successivi o riordini risparmierete così notevole tempo. Molte aziende creano un archivio materiali in cui registrano combinazioni riuscite con fotografie e fonti di approvvigionamento. Questa documentazione facilita anche l'inserimento di nuovi collaboratori nei vostri processi di acquisto.
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